A maioria dos projetos que são desenvolvidos ao redor do mundo apresentam algum tipo de problema que, com certeza, impactarão no resultado final de sua empresa. Garantir o sucesso de um empreendimento não é uma tarefa fácil — ainda mais no mundo atual.

Em termos de gestão de projetos, pode-se definir sucesso como a entrega dentro do prazo estabelecido, com o escopo planejado, com o custo estimado — ou abaixo dele — e a qualidade pretendida pelo cliente.

Porém, cada vez mais, o mercado exige das empresas processos mais enxutos, custos mais controlados e prazos mais arrojados, sem levar em conta os escopos complexos e desafiadores. 

Pensando nisso, neste texto apresentaremos 5 fatores críticos de sucesso no Gerenciamento de Projetos e como eles podem ajudar a sua empresa a se destacar no mercado.

1. Conhecer seu projeto

O primeiro fator crítico de sucesso no gerenciamento de projetos é conhecer o empreendimento como um todo. O gerente deve ter ciência do escopo, os custos estimados, os prazos de execução, o ciclo de vida e os padrões de qualidade estabelecidos. 

Conhecer o plano em sua totalidade é fundamental para que os gestores possam tomar decisões quando do acontecimento de imprevistos, possibilitando que a empresa tenha mais chances de sucesso. 

2. Comunique-se com objetividade

Em consonância com o conhecimento de um projeto, um gestor deve comunicar-se com clareza. Não adiantará nada conhecer todo o escopo, suas particularidades e características, sabendo tudo o que deve ser feito para o cumprimento de metas e marcos estabelecidos, se não houver uma comunicação clara e de qualidade. 

Os projetos contam com um grande número de stakeholders, fazendo que o processo de comunicação tenha vários ruídos. Assim sendo, é fundamental eliminá-los, garantindo que toda informação seja perfeitamente compreendida pelos receptores. 

3. Tenha uma equipe especializada

Outra maneira de garantir o sucesso no gerenciamento de projetos é ter uma equipe especializada. A experiência e o know-how dos profissionais — inclusive do gerente —, será crucial para que se obtenha sucesso em sua empresa. 

Ter uma equipe especializada e que tenha um conhecimento básico na gerência desses planos será extremamente positivo para garantir o controle dos principais indicadores do plano.

4. Gerencie as alterações de escopo

Seja pelo fato do escopo não ter sido bem definido ou por surgir uma oportunidade de melhoria, algumas empresas solicitam alterações no escopo inicial. Contudo, não se deve simplesmente aceitá-las, como se fossem um procedimento normal. 

As mudanças de escopo impactarão diretamente no prazo e no custo de seu projeto, podendo ser um dos causadores do fracasso.

Dessa forma, é necessário que o gerente deixe bem claro para seu cliente que a mudança de escopo resultará em um prazo mais extenso e/ou no aumento do custo do projeto.

Caso o cliente esteja de acordo, as alterações poderão ser realizadas. É válido lembrar que todas as informações devem ser documentadas e arquivadas. 

5. Controle e monitore os riscos

Primeiramente, deve-se ressaltar que um risco pode ser uma ameaça ou uma oportunidade: sendo que as ameaças devem ser erradicadas e as oportunidades aproveitadas. 

Com o avanço do cronograma de execução das atividades, é importante reavaliar os riscos — uma vez que a sua prioridade poderá ser alterada. 

Num projeto de TI, por exemplo, é fundamental garantir que um bug não ocorra, evitando a insatisfação do cliente e o retrabalho. É válido afirmar que já existem empresas especializadas em melhorar a performance e garantir a confiabilidade na entrega e utilização de sistemas.

Esse tipo de serviço consiste na avaliação de qualidade dos sistemas, validação de aplicações em diversas plataformas, realização de baterias de testes, controle de qualidade e a validação de requisitos importantes. 

Gerenciar um projeto de sucesso será extremamente benéfico para a sua carreira e para a empresa em que trabalha. É certo que o reconhecimento virá, principalmente quando se tem conhecimento de que a maioria dos planos ao redor do mundo fracassam em algum dos principais indicadores. 

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Escrito por Testing Company