Caso o profissional de TI e a organização em que ele esteja inserido não tenham uma gestão de tempo eficaz, certos projetos podem durar muito mais que o calculado ou, até mesmo, algum cliente deixar de ser atendido. Em ambos os casos, direta ou indiretamente, o prejuízo financeiro virá. Não deixe isso acontecer em sua empresa! Uma equipe que gere bem o seu tempo é uma equipe mais produtiva e que não precisa sacrificar a qualidade das entregas.

Aprenda agora valiosas dicas de como otimizar a gestão de tempo e aumentar a produtividade da equipe:

Faça o Time Tracking (Rastreamento de Tempo)

Monitorar é o primeiro passo para encontrar os “ladrões de tempo”, ou seja, atividades que consomem mais tempo do que deveriam. Uma das formas de “monitorar” seu desempenho é realizar o chamado Time Tracking, ou seja, contabilizar quantos minutos são investidos em cada tarefa no seu dia a dia.

Depois é necessário que seja feito o monitoramento periódico do relatório da equipe. Esses dados podem revelar que alguma tarefa rotineira demorou muito mais do que a média ou ainda que um tempo precioso é investido em atividades não-prioritárias. Depois tente entender os motivos disso ter acontecido e pense nas possíveis soluções.

Aplicativos como o Toogl ajudam no rastreamento do tempo. Ele está disponível para celulares com os sistemas operacionais iOS e Android, mas também em versão web.

Tenha uma agenda

Nada como a boa e velha agenda não é mesmo? Colocar os compromissos no papel é a forma mais prática de organizá-los e obter uma visão geral sobre o fluxo de tarefas. Se você tem dificuldades de criar o hábito de ter sempre uma agenda de papel à mão, invista em aplicativos para smartphones. De preferência aos que possuem integração com o serviço de e-mail que você utiliza, como é o caso do Google Agenda com o Gmail.

Use a matriz de gestão de tempo

Dwight Eisenhower foi um general de 5 estrelas que governou os Estados Unidos entre 1953 e 1961, período de grande turbulência diplomática. Durante seus dois mandatos teve de lidar com o fantasma da Guerra Fria, a corrida espacial e teve de intervir em tensões internacionais no Irã, Líbano e Egito. Isso tudo sem deixar a peteca do boom econômico pós-guerra cair. Como ele conseguiu lidar com tantas questões e ainda ser considerado postumamente um dos maiores presidentes da história dos EUA?

Durante a Segunda Guerra Mundial, quando era um dos líderes das tropas norte-americanas, Eisenhower teve de desenvolver um método eficaz de tomada de decisão o qual dividia as tarefas para se concentrar apenas nas questões prioritárias. O que não fosse prioritário ele delegava a outras pessoas ou simplesmente eliminava da lista de afazeres. 

A metodologia presidencial inspirou a criação da Matriz de Gestão do Tempo, uma ferramenta que ajuda a organizar as ações que precisam ser executadas de forma bem visual. Quebre cada processo em pequenas tarefas, classifique-as em ordem de importância e urgência, delegue o que for possível e elimine o que se mostrar desnecessário naquele momento.

Ou a matriz GUT

Baseada na matriz de gestão que mencionamos anteriormente, essa outra ferramenta auxilia na organização das tarefas a serem executadas pela lógica da gravidade, urgência de resposta e a tendência de evolução da situação. Apenas analisando esses aspectos o gestor conseguirá reduzir o tempo gasto com as atividades menos relevantes.

Primeiro, liste todos as atividades que precisam ser executadas e classifique de acordo com as variáveis GUT em uma escala de 1 a 5. Quanto maior a escala, maior a prioridade da tarefa. Foque nessas e elabore o plano de ação.

Administrar bem as horas trabalhadas é importantíssimo para otimizar o rendimento nas tarefas e negócios.

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Escrito por Testing Company